בכל ארגון עם קצת ותק ב-BI יש שני סוגי דשבורדים: כאלה שמנהלים פותחים כל בוקר בלי שאף אחד ביקש, וכאלה שעלו לאוויר בטקס חגיגי ומאז עומדים ריקים. ההבדל ביניהם כמעט אף פעם לא נמצא בעיצוב או בכלי. הוא נמצא בשאלה אחת שנשאלה, או לא נשאלה, לפני שהתחילו לבנות.
השאלה: איזו החלטה המסך הזה משרת?
דשבורדים נזנחים נבנים מהכיוון של "מה יש לנו להראות": יש נתוני מכירות, אז יש גרף מכירות. יש נתוני מלאי, אז יש טבלת מלאי. התוצאה היא אלבום נתונים, יפה ולא רלוונטי.
דשבורדים חיים נבנים הפוך: מהחלטה. מנהלת התפעול צריכה להחליט כל בוקר איפה לשים את תשומת הלב היום. סמנכ"ל הכספים צריך לדעת אם החודש מתכנס לתחזית ואיפה לא. כשמתחילים מההחלטה, ברור מה חייב להיות על המסך, ומה סתם רעש.
חמישה מאפיינים של דשבורד שנפתח כל יום
1. מסך אחד, סיפור אחד
מנהל לא צריך לגלול ולא צריך לנווט בין שבע לשוניות כדי להבין מה המצב. מבט של עשר שניות עונה על "הכול בסדר?", ורק חריגה מזמינה העמקה. כל מה שדורש הסבר של רבע שעה שייך לפגישת עבודה, לא לדשבורד.
2. מעט מדדים, עם משמעות
חמישה עד תשעה מדדים זה טווח בריא למסך ניהולי. מעבר לזה, העין מפסיקה לראות. הבחירה מה נכנס היא ההחלטה הקשה והחשובה, וכלל העזר פשוט: אם המדד לא ישנה אף החלטה השבוע, הוא לא שייך למסך הראשי.
3. מספרים שכולם מסכימים עליהם
מספיקה פעם אחת שהמנכ"ל מצא פער בין הדשבורד לדוח של הכספים, והמסך מת. לכן ההגדרות נסגרות לפני הפיתוח: מה בדיוק "מכירות", נכון לאיזה רגע, לפי איזה מקור. דשבורד בלי מילון מדדים מוסכם הוא ויכוח שממתין לקרות.
4. רעננות שקופה
על המסך כתוב מתי הנתונים עודכנו לאחרונה, ומנהל יודע מה קצב העדכון ולמה. נתון של אתמול זה בסדר גמור, כל עוד אף אחד לא חושב שהוא של עכשיו.
5. הוא חלק משגרת עבודה
הדשבורדים החיים ביותר הם אלה שישיבה מתחילה בהם: ישיבת הבוקר נפתחת על המסך, לא על מצגת. זו החלטה ניהולית, לא טכנולוגית, והיא לבדה מכריעה את גורל המסך יותר מכל פיצ'ר.
מבחן יום שני בבוקר
- אילו החלטות התקבלו החודש בעזרת המסך הזה?
- מי פתח אותו השבוע ביוזמתו? (יש נתוני שימוש, כדאי להסתכל)
- האם מנהל חדש יבין את המסך בלי הדרכה?
- האם המספרים בו תואמים לכל דוח רשמי אחר?
- אם המסך ייעלם מחר, מי יתקשר לשאול איפה הוא?
מה עושים עם הדשבורדים הנטושים
קודם כול, לא בונים עוד אחד לידם. עודף מסכים הוא חלק מהבעיה, לא מהפתרון. בוחרים מנהל אחד, מגדירים איתו את ההחלטות שהוא באמת מקבל, ובונים לו מסך אחד שעונה עליהן, על תשתית נתונים שהוא יכול לסמוך עליה. מסך אחד שחי שווה יותר מעשרה שמתים לאט.